Een CRM-systeem of elektronisch systeem voor klantrelatiebeheer wordt veel gebruikt door webshops, producten en zakelijke dienstverleners. Veel mensen denken dat zo’n systeem vooral bedoeld is om kansen te herkennen en sales te boosten.
De advocatuur is dan ook niet de eerste branche waar je aan zou denken om te profiteren van een CRM. Ten onrechte – de advocatuur draait in belangrijke mate om klantrelaties – en een CRM kan die sterk verbeteren. Lees hier wat een CRM-systeem van een bedrijf als lime-technologies.nl toevoegt aan een advocatenkantoor.
De cliënt centraal zetten
Een CRM-systeem legt elke interactie met elke cliënt tot in de details vast. Daardoor kan elke medewerker van je kantoor sneller, persoonlijker en relevanter met de cliënt praten. Toegespitst op zijn situatie, zijn belevenis van de juridische stappen en zijn behoeften op dat moment. Een CRM zorgt daardoor voor een betere klantervaring en de kans dat jouw cliënt je diensten aan derden aanbeveelt.
Cliënten behouden
De meeste cliënten maken niet doorlopend gebruik van hun advocatenkantoor. De herinnering aan een goede ervaring met een advocaat kan dan ook na verloop van tijd wegebben. Zorg dat je klanten terugkeren door een hechtere relatie te kweken. Met regelmatige contactmomenten, onderzoeken naar je dienstverlening, en reminders via mail en nieuwsbrief. Zo creëer je een warmere verstandhouding en zorg je dat klanten terugkeren.
Uniforme dienstverlening
Professionaliteit is een sleutelwoord binnen de advocatuur. Scherpe randjes inconsistenties in de communicatie dienen zo veel mogelijk vermeden te worden. Een CRM-systeem helpt de communicatie te stroomlijnen. In het systeem kan de hele contactgeschiedenis onmiddellijk bekeken worden, zodat altijd relevante informatie wordt verstrekt aan een cliënt. Ook bevat het systeem een database met sjablonen voor intakegesprekken, overeenkomsten, e-mails en facturen.
Integratie van nieuwe kanalen
Ook binnen de advocatuur worden nieuwe media steeds belangrijker. Binnen een CRM kan de content en de contactmomenten via deze media centraal beheerd worden. Denk dan aan recensies, blogs, en advertenties. Maar ook aan content voor de social media profielen, e-books en webteksten. Door het aanboren van nieuwe contactvormen wordt een advocatenkantoor moderner en bereikt het meer potentiële klanten.
Efficiëntere interne communicatie
Een CRM-systeem draait in eerste instantie om de klant en de relatie daarmee. Maar in zo’n systeem zitten ook modulen om je medewerkers makkelijker en efficiënter te laten werken. Takenpakketten en agenda’s kunnen er centraal mee gedeeld worden. Het biedt een platform voor chats en notulen. Contactgegevens en dossiers kunnen er in opgeslagen worden en worden automatisch geback-upt.
Verbetering van de dienstverlening
Een belangrijk onderdeel van een CRM is vergaring en analyse van cijfers. Bij andere bedrijven zijn dat vooral verkoopcijfers. Binnen de advocatuur is klanttevredenheid heel belangrijk. Een CRM biedt de mogelijkheid om klantonderzoek uit te voeren en de datasets daarvan grondig onder de loep te nemen. Is de zaak naar tevredenheid opgepakt, werd er naar de cliënt geluisterd, hoe was de afhandeling? Deze data kunnen tot waardevolle inzichten leiden waarmee de dienstverlening van het kantoor naar een hoger niveau kan worden getild.